Eventy to jedno z podstawowych narzędzi public relations, które budują wizerunek marki i wspierają cele biznesowe postawione przez firmę. Dzielimy je na wewnętrzne (jubileusze firmowe, integracja pracowników, team building), zewnętrzne (np. lunch produktu, konferencje prasowe, bankiety, gale, w tym gale charytatywne, wydarzenia sportowe) i branżowe (konferencje branżowe, targi, śniadania biznesowe). Niezależnie od tego jakiego rodzaju event zamierzasz zorganizować, najpierw wszystko dokładnie zaplanuj i przemyśl jaki cel chcesz osiągnąć dzięki wydarzeniu.
Organizacja eventów — co dokładnie chcesz zrobić?
Jeśli już zdecydowałeś jaki rodzaj wydarzenia masz zamiar zorganizować, wypisz dokładnie cele jakie dzięki nim chcesz osiągnąć. Celami mogą być: budowanie lub wzmacnianie wizerunku marki, wzrost sprzedaży produktu lub usługi, a także działania charytatywne.
Dobry event to taki, który jest nie tylko dobrze przygotowany, ale spójny z wizerunkiem firmy i dostosowany do charakterystyki zaproszonych na niego gości. Na sukces eventu składa się wiele czynników, dlatego podstawą organizacji udanego wydarzenia jest planowanie. Dla organizacji wszystkich wydarzeń wspólne są następujące elementy: scenariusz eventu oraz harmonogram zadań, który jest wypadkową pierwszego. Pozostałe kwestie takie jak lokalizacja, atrakcje, menu a także technika eventowa zależą od rodzaju danego wydarzenia.
Planowanie przyszłych wydarzeń
Bardzo ważne jest, aby odpowiednio wcześnie rozpocząć przygotowania do danego wydarzenia. Im bliżej daty wydarzenia, tym trudniej może być znaleźć termin w wymarzonej lokalizacji, zapełnić listę prelegentów uznanymi nazwiskami w branży, zapewnić odpowiednie atrakcje, np. zespół muzyczny czy zatrudnić agencję, która wesprze nas kompleksowo w organizacji eventu. Krótki czas organizacji eventu może spowodować, że zaproszeni przez nas goście będą mieli już zapełnione kalendarze we wskazanym przez nas terminie. Nie bez znaczenia, w przypadku konferencji czy szkoleń jest również czas jaki pozostawimy na ich promocję.
Przygotowanie wydarzenia przy wsparciu firmy zewnętrznej
Jeśli zatrudniasz do organizacji wydarzenia firmę zewnętrzną, przygotuj brief, w którym wyszczególnisz wszystkie ważne dla Ciebie aspekty, włącznie z Twoją wizją eventu. To pozwoli łatwiej i szybciej opracować finalny scenariusz wydarzenia. Określ również dokładny budżet jaki chcesz przeznaczyć na organizację przedsięwzięcia. Pytanie o wysokość budżetu będzie jednym z pierwszych jakie usłyszysz od agencji eventowej. Dodatkowo powinieneś odpowiedzieć na następujące pytania
Co dokładnie chcemy zrealizować?
Jaki jest cel tego wydarzenia?
Kto powinien wziąć udział?
Kiedy powinno odbyć się nasze wydarzenie?
Gdzie powinna się odbyć impreza?
Kto jest odpowiedzialny za jakie działania?
Skorzystanie z usług firm zajmujących się organizacją wydarzeń (https://www.exacto.pl/oferta/organizacja-wydarzen,9.html), pozwoli zaoszczędzić Twój czas i pieniądze. Za słusznością wyboru tego rodzaju firmy przemawiać powinna jej wiedza i doświadczenie, a także liczne kontakty z szeregiem podwykonawców i specjalistów, z którymi współpracują. To daje gwarancje powodzenia organizacji eventu na poziomie jakiego oczekujesz oraz osiągnięcia zamierzonych celów, od których może zależeć sukces Twojej firmy lub produktu wprowadzanego na rynek.
Oczywiście, nawet przy najlepszej organizacji spotkania biznesowego czy firmowej imprezy integracyjnej zawsze może zdarzyć się coś nieoczekiwanego. Osoby zajmujące się profesjonalną obsługą mają doświadczenie również w tym obszarze. Ich wiedza może okazać się nieoceniona w zakresie zidentyfikowania potencjalnych problemów i szybkiej, adekwatnej reakcji w celu ich wyeliminowania
Po zakończonym wydarzeniu warto go podsumować. Jeśli wszystko poszło zgodnie z planem – pogratuluj całemu zespołowi udanego przedsięwzięcia. Gdy podczas eventu coś poszło nie tak, usiądźcie wspólnie i przeanalizujcie dlaczego się tak stało, aby wyeliminować podobne zdarzenia w przyszłości.